Zukunftskonferenz
Die Zukunftskonferenz erlaubt in Veränderungsprozessen den Dialog, die Planung und die Strategieentwicklung mit einer großen Anzahl an Beteiligten, und damit die Konsultation, Mitgestaltung und Mitbestimmung der Teammitglieder. Vertreter:innen aller Organisationsbereiche erarbeiten nach einem festgelegten Ablaufschema gemeinsam konkrete Zielsetzungen, Strategien und Maßnahmenpläne für Veränderungsvorhaben. Durch Gruppenarbeiten findet eine systematische Durchmischung statt, wodurch ein Zusammengehörigkeitsgefühl über Gruppengrenzen hinweg entstehen soll, ebenso wie die Motivation, gemeinsam neue Lösungsansätze zu finden und Veränderungsprozesse mitzutragen.
Vorbereitung: Zunächst wird in Abhängigkeit von der Teamgröße ein geeignetes Beteiligungsformat festgelegt. Ist das Team zu groß, um alle Teammitglieder aktiv zu beteiligen, kann hier das Delegiertenprinzip gewählt werden, bei dem Mitarbeitende als Stellvertreter:innen für Sichtweisen ihrer Teams und Arbeitsbereiche fungieren, und zugleich Multiplikator:innen der Ergebnisse zurück in Teams sind. Zudem wird ein Workshopkonzept inkl. Ablaufplan, Zeitplan, Räumlichkeiten und Technik erarbeitet, sowie geeignete methodische Techniken zur Workshopgestaltung und Ergebnissicherung ausgewählt. Das Gesamtteam kann bei Bedarf auf digitalem Weg an der Zukunftskonferenz beteiligt werden, z. B. über einen digitalen Chatraum. Die Moderator:in(en) zur Workshopumsetzung, Einhaltung der Regeln für die Zusammenarbeit, Steuerung des Diskussionsprozesses, sowie Zusammenführung und Systematisierung vielfältiger Ideen und Sichtweisen werden festgelegt. Idealerweise werden vorab mit Hilfe einer IST-Analyse und Bedarfserhebung bereits die Daten zum IST-Zustand sowie zu den Bedarfen der Teammitglieder in Bezug auf das Veränderungsthema erfasst.
Reflexion der Vergangenheit: Im ersten Schritt wird anschließend der IST-Stand reflektiert, um eine gemeinsame Wissensbasis herzustellen und durch ein gegenseitiges Verständnis zum Ausgangszustand eine Grundlage für einen konstruktiven Dialog zu schaffen. Retrospektiven erlauben eine systematische Reflexion bisheriger Prozesse und Zustände in der Gruppe, sowie die Identifikation von Herausforderungen und Optimierungsmöglichkeiten. Die Fishbowl-Technik erlaubt die strukturierte offene Diskussion in größeren, heterogenen Gruppen und die Einbindung unterschiedlicher Sichtweisen und Ideen.
Analyse der Gegenwart: Im zweiten Schritt werden die Diskrepanzen zwischen Vergangenheit und Gegenwart (basierend auf den erhobenen Bedarfen) erfasst, und daraus Veränderungsbedarfe abgeleitet. Mit den Techniken Brainwriting und Wortwolke können die individuellen Sichtweisen systematisch gesammelt und anschließend visualisiert werden. Die Diskussionstechnik Think-Pair-Share erlaubt eine strukturierte Gruppenarbeit zur kollektiven Begutachtung und Kategorisierung der individuellen Bedarfe und Sichtweisen und kann so systematisch teaminterne Ähnlichkeiten und Unterschiede offenlegen.
Entwicklung eines Zukunftsbildes: Im dritten Schritt werden Zukunftsentwürfe entwickelt. In dieser Visionsphase können die Mitarbeitenden zunächst individuell oder in Kleingruppen ihre Zukunftsentwürfe ausformulieren, und diese anschließend im Plenum präsentieren. Gemeinsam werden dann in der Konsensphase die Gemeinsamkeiten herausgearbeitet, aus denen schließlich ein gemeinsam getragenes Zukunftsbildes entwickelt wird. Die Techniken Brainwriting oder Galeriegang erlauben das individuelle Sammeln und präsentieren individueller Visionsideen. Mindmapping erlaubt das Bündeln, Visualisieren und Systematisieren der individuellen, vielschichtigen Ideen im Team. Die Fishbowl-Technik erlaubt die Diskussion in größeren, heterogenen Gruppen und die Einbindung unterschiedlicher Sichtweisen und Ideen. Gezielt eingesetzte Moderationstechniken steuern, strukturieren und unterstützen die gemeinsame Visionsentwicklung des Teams, und geeignete Entscheidungstechniken erlauben eine transparente Visionsentwicklung und machen die Selektionsprozesse des Teams plausibel und nachvollziehbar.
Planung konkreter Maßnahmen: Abschließend werden aus dem entwickelten Zukunftsbild konkrete Maßnahmen für das weitere Vorgehen abgeleitet. Es werden Freiwillige aus dem Gesamtteam bestimmt, die gemeinsam in Innovationswerkstätten am Veränderungsthema weiterarbeiten und entsprechend des entworfenen Zukunftsbildes umsetzen. Gemeinsam wird ein Handlungsplans verabschiedet, der Verbindlichkeit und Selbstverpflichtung aller Beteiligten herstellen soll. Ein Maßnahmenplan erlaubt die strategische Planung und Priorisierung von Maßnahmen im Veränderungsprozess. Die Kanban-Methodik erlaubt die transparente fortlaufende Dokumentation von Prozessfortschritten.
Ergebnisoffen sein. Diese Methode eignet sich nicht, wenn schon vorher das gewünschte Ergebnis feststeht. Initiator:innen sollten offen für die Ergebnisse der Konferenz sein und auch durchgängig an ihr teilnehmen. Mit ihr lässt sich eine hohe Beteiligung der Teammitglieder realisieren, deren vielschichtigen Sichtweisen integrieren und alle Beteiligten dadurch für einen Veränderungsprozess motivieren.
Teamdiversität einbinden. Bei der Auswahl der Teilnehmenden muss auf Ausgewogenheit und Repräsentativität geachtet werden.
Zukunft ausgestalten nicht entscheiden. Zukunftskonferenzen dienen nicht dazu, grundlegende Entscheidungen über die Zukunft einer Organisation zu treffen; vielmehr geht es darum, im Rahmen der Organisationsstrategie gemeinsam mit den Mitarbeitenden die Ausgestaltung einer Zukunftsstrategie zu entwickeln.
Moderation wichtig. Für eine strukturierte und zielstrebige Umsetzung der Methode bedarf es einer guten Moderation. Aufgrund der Methodenvielfalt wird zu mindestens 2 Moderator*innen geraten, die sich in der Methodensteuerung, der Rahmenorganisation sowie der Ergebnisdokumentation gut ergänzen können.
Romy Wöhlert
David Möller