IST-Analyse

Vorbereitung: Zunächst wird das Ziel der Analyse definiert und alle Mitarbeitenden werden identifiziert, die einzubeziehen sind. Umfang und Reichweite der IST-Analyse und die relevanten Daten (z. B. Prozesse, Systeme oder organisatorische Einheiten) werden bestimmt, sowie die für die Erhebung und Analyse der Daten geeigneten methodischen Ansätze und Instrumente festgelegt.

Datenerhebung: Anschließend werden die relevanten Daten zum IST-Zustand sowie zu eventuell bereits erkennbaren Entwicklungen und anstehenden Veränderungen erhoben. Hierbei sollten auch die Sichtweisen der Mitarbeitenden erfasst werden. Strukturierte Interviews oder Befragungen erlauben durch gezielte Fragestellungen vertiefte Einblicke in Prozesse, Herausforderungen und Optimierungsmöglichkeiten. Beobachtungen erlauben die Erfassung bestehender Prozesse und Arbeitsabläufe, sowie die Identifikation von Diskrepanz zwischen theoretischen Vorgaben und deren praktischer Umsetzung, von Verhaltensmuster und von informellen Abläufen. Dokumentenanalysen erlauben die Analyse festgeschriebener Prozesse, Regeln und Wissensbestände. Gruppendiskussionen erlauben die Erfassung von Diskrepanzen im Wissensstand, unterschiedlichen Sichtweisen, sowie informelles Handeln.

Datenanalyse: Nach abgeschlossener Erhebung werden die Daten kategorisiert, analysiert und interpretiert sowie Optimierungsbedarfe identifiziert. Hierbei sollten wieder Mitarbeitende und ihre Sichtweisen eingebunden sein. Auswertungs-Workshops erlauben es, im Team eine gemeinsame Sichtweise auf den IST-Zustand zu entwickeln.

Ergebnisdokumentation: Abschließend werden die Ergebnisse der IST-Analyse dokumentiert. Hierzu erfolgt eine systematische Beschreibung des methodischen Vorgehens und der Analyse-Ergebnisse. Eine Prozessmodellierung erlaubt dabei die visuelle Darstellung und damit eine einfachere Nachvollziehbarkeit (komplexer) IST-Prozesse. Die Beteiligung der Mitarbeitenden ermöglicht die Validierung der gesammelten und dokumentierten Daten. Feedback-Techniken erlauben hierfür iterative Rückmeldeschleifen, die Identifikation von Unstimmigkeiten und übersehener Aspekte, und damit die Verfeinerung der IST-Analyse.

Ausreichend Zeit einplanen. Die Erhebung einer guten Datenbasis kann zeitintensiv sein. Unvollständige oder fehlende Informationen und Dokumentation, sowie subjektive Einschätzungen schränken die Aussagekraft ein und können zu zeitlichem Mehraufwand führen.
Alle Hierarchieebenen einbinden. Eine ganzheitliche IST-Stands-Erfassung bindet alle Hierarchie- und Entscheidungsebenen ein. Dies erhöht im Team die Akzeptanz für aus der IST-Analyse abgeleitete Optimierungsbedarfe.
Kombination verschiedener Techniken und Daten. Die Kombination verschiedener Erhebungstechniken und Daten trägt dazu bei, ein präzises Bild der aktuellen Situation zu erhalten.
Informelle Daten berücksichtigen. Oftmals weichen tatsächliche Arbeitsweisen von den dokumentierten Prozessen und Vorgaben ab. Diese Diskrepanzen geben Hinweise auf potenzielle Optimierungsbedarfe. Deshalb sollten Mitarbeitende und ihre Sichtweisen mit einbezogen werden.
Visualisierung hilft beim Verstehen. Visuelle Darstellungen (wie Prozessmodelle oder Mindmaps) erleichtern die Erfassung und Analyse komplexer Prozesse, Rahmenbedingungen, Strukturen und Zusammenhänge.