Bedarfserhebung
Die Bedarfserhebung dient zur Erfassung und Systematisierung individueller Bedarfe, Erwartungen und Wünsche aller Teammitglieder. Im Abgleich mit den Ergebnissen einer IST-Analyse macht sie Diskrepanzen zwischen dem IST-Stand und den Teambedarfen sichtbar und identifiziert zugleich teaminterne Bedarfs-Ähnlichkeiten und -Unterschiede in Bezug auf ein Veränderungsthema. Die Bedarfserhebung bildet die zentrale Grundlage für die Entwicklung einer teambezogenen Vision und Zielvorstellung, sowie für die Umfangsplanung und Aufwandsschätzung für einen Veränderungsprozess. Die Beteiligung von Mitarbeitenden durch die Erfassung ihrer Bedarfe ist hierbei ausschlaggebend für eine teamweite Akzeptanz des Veränderungsprozesses.
Vorbereitung: Zunächst wird das Ziel und die Reichweite der Bedarfserhebung definiert und alle Mitarbeitenden werden identifiziert, deren Bedarfe relevant sind und deren Expertise zu Qualität und Vollständigkeit der Erhebung beitragen können. Die relevanten zu erhebenden Daten (z. B. Prozesse, Systeme oder organisatorische Einheiten) werden bestimmt, sowie die für die Erhebung und Analyse der Daten geeigneten methodischen Ansätze und Instrumente festgelegt.
Datenerhebung: Anschließend werden die Bedarfe und Sichtweisen der relevanten Teammitglieder erhoben. Strukturierte Interviews oder Befragungen erlauben durch gezielte Fragestellungen vertiefte Einblicke in individuelle Bedarfe und Sichtweisen. Brainwriting in einer Teamsitzung erlaubt das strukturierte Sammeln individueller Ansichten zu einer präzise formulierten Themenstellung.
Datenanalyse: Nach abgeschlossener Erhebung werden die Daten kategorisiert, analysiert und interpretiert. Zudem erfolgt ein kritischer Abgleich der Daten mit dem erfassten IST-Stand, zur Identifikation von Diskrepanzen und der Ableitung zentraler Optimierungsbedarfe. Auch hierbei sollten Mitarbeitende und ihre Sichtweisen eingebunden sein. Gruppendiskussionen erlauben die kollektive Begutachtung und Kategorisierung der individuellen Bedarfe und Sichtweisen, sowie die konsensuale Identifikation von teaminternen Ähnlichkeiten und Unterschieden. Auswertungs-Workshops erlauben es, im Team einen gemeinsamen Abgleich zwischen IST-Stand und Bedarfen durchzuführen, um Diskrepanzen zu identifizieren und teamübergreifende zentrale Optimierungsbedarfe zu bestimmen.
Ergebnisdokumentation: Abschließend werden die Ergebnisse der Bedarfserhebung dokumentiert. Hierzu erfolgt eine systematische Beschreibung des methodischen Vorgehens und der Bedarfe. Mindmapping erlaubt dabei eine visuelle Darstellung und Systematisierung vielschichtiger und divergierender Teambedarfe. Die Beteiligung der Mitarbeitenden ermöglicht die Validierung der gesammelten und dokumentierten Daten. Feedback-Techniken erlauben hierfür iterative Rückmeldeschleifen, die Identifikation von Unstimmigkeiten und übersehener Aspekte, und damit die Verfeinerung der Bedarfserhebung.
Ausreichend Zeit einplanen. Der Erhebung der Bedarfe sollte genügend Zeit gewidmet werden, insbesondere beim Abgleich von IST-Stand und Bedarfen. Eine passgenaue Zielvision kann nur aus beiden Komponenten entwickeln werden.
Alle Hierarchieebenen einbinden. Eine ganzheitliche Bedarfserhebung bindet alle Hierarchie- und Entscheidungsebenen ein. Dies erhöht im Team die Akzeptanz für aus der Bedarfserhebung abgeleitete Optimierungs- und Veränderungsbedarfe.
Passende Datenerhebung auswählen. Nicht alle Teammitglieder sind geschult in der Formulierung ihrer Wünsche und Bedarfe. Anonyme Erhebungstechniken bzw. individuelle Kreativtechniken erlauben Teilnehmenden, in ihrem eigenen Tempo und geschützten Raum Bedarfe und Sichtweisen zu formulieren.
Digitale Erhebung bei großen Teams. Bei dezentralen oder größeren Teams (mehr als 15 Personen) empfiehlt sich eine digitale Befragung, da diese orts- und zeitunabhängig durchgeführt werden kann und schneller die Erfassung vieler, dezentraler Daten ermöglicht.
Informelle Aspekte berücksichtigen. Oftmals weichen tatsächliche Arbeitsweisen von den dokumentierten Prozessen und Vorgaben ab. Deshalb sollte man Teammitglieder auch dazu befragen. Diese Diskrepanzen können wertvolle implizite Hinweise auf potenzielle Verbesserungsbereiche liefern.
Visualisierung hilft beim Verstehen. Die Visualisierung der Daten (z. B. in Mindmaps) erleichtert es, die Diversität von Meinungen und Bedarfen in einem Team zu erfassen und mögliche Ähnlichkeiten und Gegensätze besser sichtbar zu machen. Eine digitale Visualisierung ermöglicht zudem die nachträgliche bzw. zeit- und ortsunabhängige Erfassung und Ergänzung von Bedarfen und Sichtweisen.
Romy Wöhlert
David Möller