PAULA - Probleme klären und Lösungen entwickeln
PAULA ist ein strukturiertes Vorgehen zur systematischen Problembearbeitung im Team, die zu tragfähigen und praxistauglichen Lösungen führt. Jeder Buchstabe steht dabei für einen Arbeitsschritt im Prozess: Das Problem beschreiben, Auswirkungen klären, Ursachen identifizieren, Lösungsoptionen entwickeln und schlussendlich die Auswirkungen bewerten und auswählen. Herausforderungen in der Gruppenarbeit sind oft mangelnde Transparenz, unterschiedliche Sichtweisen auf ein Problem und das Fehlen konkreter Lösungsansätze. Die Methode schafft ein gemeinsames Problemverständnis, ermittelt dabei die tiefliegenden Ursachen und überführt Konflikte in eine sachliche Bearbeitung.
Problem beschreiben: Das Problem wird gemeinsam so klar und konkret wie möglich formuliert (als klarer verständlicher Ausgangssatz). Dabei hilft es, unscharfe oder allgemeine Formulierungen so lange zu konkretisieren, bis ein greifbarer Satz entsteht. Je präziser das Problem beschrieben ist, desto zielgerichteter können die folgenden Schritte ansetzen.
Auswirkungen klären: Im nächsten Schritt wird sichtbar gemacht, welche Folgen das Problem im Vereinsalltag tatsächlich hat und wen es konkret betrifft. Dazu können Leitfragen dienen wie: Wer bekommt die Auswirkungen zu spüren? Wie oft tritt das Problem auf? Was passiert dadurch im schlimmsten Fall? Diese Klärung schärft das Bewusstsein für die Dringlichkeit des Problems und liefert zugleich erste Hinweise darauf, in welche Richtung die spätere Ursachensuche gehen könnte.
Ursachen identifizieren: Ausgehend vom formulierten Problem und dessen Auswirkungen erfolgt die „5x-Warum-Analyse‘‘, z. B. „Was genau funktioniert im Moment nicht gut? “. Daraufhin wird eine Antwort notiert und im Anschluss nochmal nachgehakt: „Warum ist das so?“. Jede Antwort wird erneut hinterfragt, bis eine tieferliegende, eigentliche Ursache sichtbar wird (Im Optimalfall nach etwa fünf Warum-Fragen).
Lösungsoptionen entwickeln: Von der identifizierten Kernursache ausgehend werden nun mögliche Lösungswege gesammelt und beschrieben. In dieser Phase geht es zunächst um Quantität statt Qualität: Alle Ideen werden gesammelt, auch unkonventionelle oder zunächst unrealistisch wirkende Vorschläge.
Auswirkungen bewerten und auswählen: Abschließend werden die verschiedenen Lösungsoptionen gemeinsam betrachtet und insbesondere hinsichtlich ihrer Umsetzbarkeit (Wieviel Aufwand, Zeit und Ressourcen sind nötig?) und ihrer Wirkung bewertet. Auf dieser Grundlage wählt die Gruppe gemeinsam eine passende Lösung aus, die dann in konkrete nächste Schritte überführt werden.
Beispielsweise können mit der Methode Innovationswerkstatt konkrete Zuständigkeiten geklärt werden. Hiermit können zudem Ideen, Prozesse und Konzepte gemeinsam weiterentwickelt werden.
Fokus. Das Verfahren klappt gut, wenn man beim Problem konkret und faktenbasiert bleibt.
Geduld. Die fünf Fragen bei der Warum-Analyse sind keine Faustregel, es sollte nach Möglichkeit aber nicht zu früh abgebrochen werden.
Abfolge beachten. In der Gruppe mit verschiedenen Perspektiven arbeiten, Lösungen erst sammeln und dann bewerten, und am Ende klare Verantwortlichkeiten sowie eine Erfolgskontrolle festlegen.
Ziel & Erwartungen klären. Es ist normal, dass nicht alles beim ersten Mal perfekt läuft, wichtig ist, dass dafür alle Verständnis entwickeln.
Leonard Marks