Innovationswerkstatt

Vorbereitung: In der Vorbereitung wird ein geeignetes Beteiligungsformat in Abhängigkeit von der Teamgröße (alle oder Delegiertenprinzip) ausgewählt. Delegierte sollten als Stellvertreter:innen die Sichtweisen ihrer Teams und Arbeitsbereiche einbringen, sowie als Multiplikator:innen die Ergebnisse zurück in die Teams tragen. Das Sitzungskonzeptes inkl. Zielsetzung, Ablaufplan, Zeitplan, Räumlichkeiten und Technik wird im Abgleich mit dem Veränderungsthema erstellt, und geeignete methodische Techniken zur Werkstattgestaltung und Ergebnissicherung ausgewählt. Es werden Moderator:in(en) zur Werkstattumsetzung, Einhaltung der Regeln für die Zusammenarbeit, Steuerung des Diskussionsprozesses sowie Zusammenführung und Systematisierung der Ergebnisprodukte bestimmt. Bei Bedarf werden für die Veranstaltung relevante Daten und Informationen zu bisherigen Arbeitsschritten und daraus resultierenden Daten vorab zusammengestellt und aufbereitet (u.a. aus einem Visionsworkshop oder einer Zukunftskonferenz).

Themenkonkretisierung und Zielsetzung: Zu Beginn einer Werkstattsitzung werden die bisherigen Schritte und daraus resultierenden Daten zum Veränderungsthema ausgewertet. Basierend darauf werden gemeinsam die Arbeitsaufträge abgeleitet und ein Arbeitsziel für die Sitzung festgelegt. Zur Bündelung, Visualisierung und Systematisierung der Daten eignet sich die Technik des Mindmapping. Die Technik Galeriegang erlaubt das übersichtliche und effiziente Präsentieren und Diskutieren komplexer Ergebnisse im Plenum. Passende Entscheidungstechniken erlauben eine transparente und nachvollziehbare Entscheidungsfindung im Rahmen der Arbeitszieldefinition und zum weiteren Vorgehen im Veränderungsprozess.

Konzeptionelle Erarbeitung: In der konzeptionellen Arbeitsphase einer Werkstattsitzung werden zum Einstieg Leitfragen formuliert und in der anschließenden Kreativphase Ideen und Lösungsansätze gesammelt. Dieser Schritt kann auch individuell erfolgen. Anschließend werden in der Konsensphase die Ideen und Lösungen zusammengeführt, im Plenum diskutiert und zu einem gemeinsamen Konzept zusammengeführt. In der abschließenden Beschlussphase trifft das Werkstattteam eine gemeinsame Entscheidung über den Ergebnisstand der Sitzung und notiert ggf. offen gebliebene Fragen im Themenspeicher für die nächste Werkstatt. Die Technik Brainwriting erlaubt das individuelle Sammeln der eigenen Sichtweisen. Mit der Technik Think-Pair-Share wird eine strukturierte Gruppenarbeit ermöglicht, um kollektiv die individuellen Ideen auszuwerten, teaminterne Ähnlichkeiten und Unterschiede zu identifizieren, und die Sichtweisen aller bestmöglich in ein gemeinsames Konzept zu integrieren. Der Konsententscheid erlaubt schnelle Entscheidungen mit mehr Handlungsspielraum, da nicht alle Teilnehmenden aktiv zustimmen müssen, sondern nur keine schwerwiegenden Einwände mehr haben.

Abschluss und weitere Planung: In der Abschlussphase der Werkstattsitzung werden die Ergebnisse gesichert (Protokollierung, Ausformulierung fertiges Dokument). Es werden noch offene Arbeitsschritte und Maßnahmen abgeleitet und entsprechend des Handlungsplans aktualisiert. Bei Bedarf werden nächste Arbeitsaufträge formuliert und die Materialien für eine Feedbackphase des Gesamtteams vorbereitet. Eine Mini-Retrospektive erlaubt den kollektiven Rückblick auf die abgeschlossene Arbeitsphase/ Sitzung sowie die Ableitung von Maßnahmen für die Weiterarbeit. Ein Maßnahmenplan erlaubt die strategische Planung und Priorisierung von Maßnahmen im konzeptionellen Arbeitsprozess. Die Kanban-Methodik erlaubt die transparente, fortlaufende Dokumentation der Arbeitsschritte.

Feedbackphase im Gesamtteam: Ist nicht das gesamte Organisationsteam an den Innovationswerkstatten beteiligt, sollte eine Feedbackphase zum Arbeitsstand und -ergebnis angefügt werden. Diese kann analog oder digital stattfinden, und erlaubt allen Teammitgliedern einen transparenten Einblick in den Arbeitsstand sowie Rückmeldemöglichkeit zu den (Zwischen-)Ergebnissen der Werkstattarbeit. Die eingeholten Feedbacks werden in der nächsten Innovationswerkstatt in den Konzeptentwurf integriert. Eine Online-Abstimmung erlaubt das orts- und zeitunabhängige kollektive Abstimmen und Kommentierung ohne hohen administrativen Aufwand. Das 4-Ecken-Feedback erlaubt ein strukturiertes Feedback in Bezug auf positive und negative Anmerkungen, sowie Fragen und weitere Ideen.

Kleine Gruppengröße - größere Effekte. Eine kleine Gruppengröße schafft eine Atmosphäre, in der jede Person aktiv teilnehmen und sich einbringen kann.
Klare Zielsetzung & begrenzte Dauer. Mit einer klar formulierten Zielsetzung können auch konkrete, messbare Ergebnisse erreicht werden. Die zeitliche Begrenzung erhöht den Fokus auf das Wesentliche. Komplexere Themen sollten auf mehrere Innovationswerkstätten aufgeteilt und abgearbeitet werden. Eine klare Strukturierung und zeitliche Planbarkeit helfen allen Beteiligten, konzentriert zu arbeiten und produktiv vorzugehen.
Gemeinsam Entscheidungen treffen erlaubt. Zusammengesetzt aus Vertreter:innen aus allen für das Veränderungsthema relevanten Arbeits- und Funktionsbereichen ist eine Innovationswerkstatt prinzipiell entscheidungsfähig, bzw. können relevante Funktionsträger:innen zur Entscheidungsfindung punktuell zu einer Werkstatt eingeladen werden.