Retroperspektive

Vorbereitung: In der Vorbereitung wird ein:e Moderator:in bestimmt und eine zum Reflexionsgegenstand passende Retro-Technik (siehe unten) ausgewählt. Für die ausgewählte Technik wird anschließend die organisatorische Vorbereitung getroffen und die dafür benötigten Materialien zusammengestellt.

Rahmen definieren: Zum Einstieg in die Retrospektive-Sitzung wird mit einer geeigneten Check-In-Frage eine offene und vertrauensvolle Atmosphäre geschaffen. Die moderierende Person legt mit den Teilnehmenden die Regeln für das Meeting fest (z. B. Vertraulichkeit, wertschätzendes Feedback etc.) und stellt den Kontext, Zweck und Inhalt der Retrospektive vor. Eine geeignete Check-In Methode erlaubt ein Ankommen in der Sitzung und eine Hinführung und Fokussieren auf den Sitzungsinhalt. Das Festlegen von gemeinsam vereinbarten Meeting-Regeln schafft einen gemeinsamen Kommunikationsrahmen und legt die Zielsetzung des Meetings zu Beginn klar fest.

Themen erheben und bewerten: Anschließend werden die Eindrücke, Erfahrungen, Bewertungen und Ideen der Teilnehmenden zum fokussierten Thema gesammelt. Es wird ein gemeinsames Verständnis zu den bisherigen Prozessschritten hergestellt, und Erfolge und Herausforderungen identifiziert und gemeinsam analysiert. Vorbereitete Leitfragen unterstützen die Reflexion je nach Zielausrichtung der Retrospektive. Retro-Techniken wie die Heißluftballon-Retro, die Sailboat-Retrospektive oder die Start-Stop-Continue-Methode erlauben dem Team, niedrigschwellig und anschaulich, sich von außen zu betrachten und dadurch neue Erkenntnisse zu gewinnen.

Erkenntnisse erzeugen: Die gesammelten Daten werden anschließend priorisiert und analysiert. Hierbei werden u. a. die wichtigsten (Schmerz-)Punkte identifiziert und deren Ursachen und Zusammenhänge ergründet. Retro-Techniken wie die Fünf-Finger-Retro und die SWOT-Retro erlauben dem Team, individuelle Kritikpunkte und Wünsche konstruktiv zu formulieren sowie Stärken und Potenziale herauszuarbeiten.

Maßnahmen festlegen: Die erzeugten Erkenntnisse bilden die Grundlage für die Ableitung konkreter Handlungsmaßnahmen zur Verbesserung des Veränderungsprozesses bzw. -gegenstandes. Bei Bedarf werden auch Verantwortlichkeiten neu festgelegt. Maßnahmen sollten dabei so konkret und realistisch wie möglich sein: Was soll konkret umgesetzt werden? Wer ist für die Umsetzung verantwortlich? Wann soll die Maßnahme erfolgen? Welche Ressourcen werden hierfür benötigt? Zudem werden Erfolgskriterien festgelegt bzw. angepasst, um in einer nächsten Retrospektive die Wirksamkeit der Maßnahmen überprüfen zu können.

Sitzung abschließen: Abschließend werden die Erkenntnisse aus der Sitzung schriftlich zusammengefasst und offene Reflexionspunkte oder -fragen im Themenspeicher gesichert. Die Teilnehmenden reflektieren gemeinsam die Sitzung und die Retro-Techniken, um zukünftige Retrospektiven auch methodisch passgenau zu gestalten.

Gute Vorbereitung und Moderation. Die Moderations-Rolle erfordert eine neutrale Haltung, professionelle Distanz und einen klaren Fokus auf den Prozess. Wenn von einem Teammitglied eingenommen, sollte die Moderationsrolle rotieren, damit alle Stimmen gleichberechtigt gehört werden.
Regelmäßig im Prozess einsetzen. Durch den regelmäßigen Einsatz von Retrospektiven in Veränderungsprozessen wird die Reflexion über die Teamzusammenarbeit zur Routine und dadurch verbessert sich die Kommunikation im Team. Dies fördert auch eine Kultur des kontinuierlichen Lernens und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden.
Vertraulichkeit als hohes Gebot. Was in der Runde besprochen wird, sollte die Runde nicht verlassen, es sei denn, das Team hat gemeinsam entschieden, ein Thema nach außen zu tragen. Probleme und Fragen zeitnah lösen. Ziel der Retrospektive ist es, Herausforderungen zeitnah zu erkennen und zu lösen und so den Veränderungsprozess zu optimieren. Deshalb sollten ungelöste Fragen nicht von Retrospektive zu Retrospektive mitgeschleppt werden, sondern es sollten zeitnah direkt konkrete Lösungen gefunden und vom Team mitgetragen und umgesetzt werden.
Retrospektiven sind keine Jammerrunden. Der Blick auf die positiven Aspekte und auf Lösungen und Verbesserungen sind zentral.
Respektvoller und wertschätzender Umgang. Alle Teilnehmenden sollten sich mit Wertschätzung und Respekt behandeln, um eine vertrauliche Atmosphäre als Grundlage für eine kritische Reflexion und die Erarbeitung konstruktiver Verbesserungen zu ermöglichen. Die Meetingregeln sollten deshalb für alle sichtbar im Raum visualisiert werden. Befindlichkeiten, Spannungen und Bewertungen von Personen sowie gegenseitige Schuldzuweisungen gehören nicht in Retrospektiven.